Kreditna kartica podjetja
Kreditne kartice podjetja so kreditne kartice, izdane zaposlenim v uveljavljenih podjetjih, ki jim dovolijo, da zaračunajo svoje pooblaščene poslovne stroške - na primer hotelske bivanja in letalske vozovnice - ne da bi pri tem potrebovali lastno kartico ali gotovino. Te kartice, znane tudi kot komercialne kreditne kartice, lahko zaposlenim (in delodajalcem) olajšajo upravljanje stroškov, številne pa ponujajo perke, kot so pogosti preletni kilometri in dostop do letaliških salonov.
Kako deluje kreditna kartica podjetja
Kreditne kartice podjetja so zasnovane tako, da ustrezajo potrebam uveljavljenih podjetij - navadno tistih z najmanj 4 milijoni dolarjev letnih prihodkov, uporabnikom kartic s 15 in več kot 250.000 dolarjev letno ali več. Medtem ko večina podjetij, vključno s samostojnimi podjetniki in DBA, lahko dobi kreditno kartico za majhna podjetja, korporativne kartice (kot že ime pove) so rezervirane za korporacije. To pomeni, da mora biti podjetje strukturirano in registrirano kot korporacija S ali C.
Večji izdajatelji kreditnih kartic, kot so American Express, Capital One, Citibank, Chase in Wells Fargo, ponujajo korporativne kreditne kartice. Kartice se izdajajo na podlagi finančnega zdravstvenega stanja podjetja - ne osebnih financ lastnikov. Izdajatelji kartic lahko na primer od podjetja zahtevajo močna finančna sredstva ter dobro likvidnost in denarni tok.
Izdajatelji kreditnih kartic podjetja običajno želijo videti nedavne revidirane računovodske izkaze podjetja, podrobnosti o strukturi in organizaciji podjetja, davčne podatke (vključno z zvezno davčno številko) in kontaktne podatke za uradnika podjetja, ki je pooblaščen za poslovanje v imenu podjetje - na primer lastnik, predsednik ali blagajnik.
Ključni odvzemi
- Kreditne kartice podjetja omogočajo delodajalcem in zaposlenim lažje upravljanje stroškov.
- Korporativne kartice se izdajajo večjim, uveljavljenim podjetjem in se razlikujejo od vizitk, ki so na voljo samostojnim podjetnikom in DBA.
- Zaposleni je pomembno, da se pred kakršnimi koli stroški naučijo in upoštevajo pravilnike o kreditnih karticah svojega podjetja.
- Za plačilo računa s kreditno kartico bo odgovoren zaposleni ali delodajalec.
Delodajalec lahko določenim zaposlenim zagotovi korporacijsko kartico, tako da lahko plačajo odobrene poslovne stroške, kot so hoteli, prehrana, najem avtomobilov in leti ter dostop do gotovine na bankomatih - vse brez uporabe lastnih sredstev ali predplačila podjetja. Ime podjetja bo na kartici, skupaj z imenom zaposlenega kot imenovanega imetnika kartice. Podpis zaposlenega se nahaja na hrbtni strani kartice, tako kot na osebni kreditni kartici.
Vrste kreditnih kartic podjetij
Za plačilo računa s kreditno kartico bo odgovoren zaposleni ali delodajalec, odvisno od vrste kreditne kartice podjetja. Zaposleni je s kartico individualne odgovornosti odgovoren za plačilo izdajatelju kreditne kartice neposredno za morebitne stroške, poleg tega pa je vložil poročilo o odhodkih in prejel povračilo od delodajalca. Izdajatelj kreditnih kartic preveri zaposleni kredit, preden jim izda kartico, vendar je to "mehka poteza", ki ne bo vplivala na njihov kreditni rezultat.
Če gre za kartico družbene odgovornosti, delodajalec plača račun za vse odobrene stroške (čeprav je zaposleni morda na udici, da izdajatelju plača neposredno morebitne nepooblaščene ali osebne stroške). Ker je podjetje odgovorno za plačilo računa, izdajatelj kreditnih kartic običajno ne bo preverjal zaposlenega, vendar bo ta oseba verjetno odgovorna za vložitev rednih poročil o stroških, tako da lahko podjetje vsak mesec uskladi izpiske kartic.
Preden zaposleni uporablja kreditno kartico podjetja, bi moral ugotoviti, kdo je odgovoren za plačilo računa vsak mesec. Če so odgovorni, bi morali vzpostaviti sistem, da se prepričajo, da so plačila pravočasna in da imajo na razpolago sredstva za kritje stanja.
Prednosti kreditne kartice podjetja
Ključna prednost kreditne kartice podjetja je, da olajša upravljanje stroškov - tako za zaposlene kot delodajalce. Z vidika poslovanja korporativna kartica omogoča delodajalcem omejitev, koliko lahko imetniki kartic porabijo na transakcijo, na kategorijo porabe ali na splošno. Podjetje lahko tudi nadzoruje, kje se lahko uporablja kartica, in omeji nakupe na določene trgovce, vrste trgovcev in lokacije.
Z vidika zaposlenega lahko kartica odgovornosti za podjetja pomeni finančno olajšavo, saj odpravlja potrebo po plačilu vnaprej za stroške, povezane s poslovanjem, in nato čakanje na povračila. Druga prednost je, da nekatere kreditne kartice podjetja ponujajo elektronsko poročanje o odhodkih, ki samodejno napolni poročila o odhodkih podjetij z informacijami o nakupu - funkcijo, ki olajša (tj. Manj težav) pravočasno in natančno oddajanje poročil.
Druga velika ugodnost je, da bodo imetniki kartic, odvisno od delodajalca, lahko obdržali kakršne koli nagrade, ki jih zaslužijo z uporabo kreditne kartice podjetja. Na primer, lahko si zaslužijo in unovčijo nagrade za pogost program letaka ali hotelski program za pogoste goste. Seveda se delodajalec lahko odloči, da bo obdržal nagrade, da bi nadomestil letne stroške podjetja ali ponudil spodbude za najuspešnejše zaposlene. Kljub temu številna večja podjetja zaposlenim omogočajo, da izkoristijo koristi programov nagrajevanja, saj tako lahko izboljšajo moralo zaposlenih.
Poleg programov nagrajevanja številne podjetniške kreditne kartice ponujajo ugodnosti, ki jih bodo pogosti popotniki cenili, na primer dostop do salonov na letališču (velik plus, če ima potnik dolg odpust), potovalne storitve in storitve nujne pomoči, zamenjava nujnih kartic in izplačilo gotovine, in odpovedi škode pri trčenju avtomobila pri najemu avtomobila. Preberite droben tisk na pogodbi o kreditni kartici, da boste razumeli, kako delujejo te ugodnosti. Če želite na primer avtomobil aktivirati samodejno kritje, boste verjetno morali opraviti celotno transakcijo s pokrito kreditno kartico in zavrniti opustitev škode pri trčenju najemniškega podjetja. Če dvomite, pokličite številko na zadnji strani kartice.
Politike podjetja za korporativne kreditne kartice
Zaposleni bi morali vedeti, kakšne so politike njihovega podjetja v zvezi s korporativnimi karticami, da se izognejo napakam, ki bi lahko povzročile računovodske nočne more - ali še huje. Imetniki kartic se morajo seznaniti s splošnimi zahtevami glede porabe in poročanja v podjetju ter ugotoviti, ali imajo omejitve porabe, ki veljajo za določene kategorije. Prav tako je pomembno, da se seznanite z vsemi pravili, ki se nanašajo na oddelek ali položaj. Na primer, vodstvo podjetij bo verjetno imelo drugačne profile porabe kot recimo srednje vodstvo.
Ko se imetnik kartice nauči pravilnika svojega podjetja, se jih mora držati. Če s svojo kartico kupijo nekaj, kar ni odobren poslovni strošek, jih lahko v očeh delodajalca vidijo slabo - tudi če gre za pošteno napako. Poleg tega imajo številna velika podjetja upravitelja potovalnih in zabavnih kartic za osebje, ki lahko kadar koli revidira stroške zaposlenih. Za lastnike kartic je pomembno, da se z zdravo pametjo odločijo, ali bodo stroški, ki jih bodo nameravali, 100-odstotno povezani z delovnim mestom. Če ne, bi ga morali dati na svojo osebno izkaznico in ga pozneje urediti, če se jim zdi, da so upravičeni do celotnega ali delnega povračila.
Da se izognete računovodskim nočnim moram ali še huje, ne mešajte osebnih stroškov s poslovno porabo.
Pred aktiviranjem korporativne kreditne kartice lahko delodajalec ponudi (ali zahteva) osebna ali spletna izobraževanja o podjetniških kreditnih karticah, katerih namen je zaposlenim pomagati pri učenju pravil. Poleg tega lahko delodajalec objavlja in posodablja pravilnike na svoji strani Intranet. Vedno je dobro biti obveščen, upoštevati pravila in se izogibati početju, kar bi lahko povzročilo dodatno papirologijo ali ga razlagati kot goljufijo. Imetniki kartic, ki imajo vprašanja o politikah svojega delodajalca, naj se obrnejo na osebo (ali oddelek), ki upravlja program.
Posebna vprašanja za korporativne kreditne kartice
Poleg razumevanja in upoštevanja politik podjetja glede omejitev porabe, vrst dovoljenih stroškov in načina ravnanja s poročili o stroških je pomembno, da se zaposleni zavedajo, da če so - in ne njihov delodajalec - odgovorni za plačilo računa kreditne kartice, kreditni rezultat se lahko zniža, če zaostajajo pri plačilih. AmEx na primer sporoči račune kreditnemu uradu, če račun zapade v plačilo 180 dni. Dobro je, da nastavite opozorilo po e-pošti kot opomnik o zapadlosti teh plačil.
Tako kot vsako kreditno kartico morajo tudi zaposleni s svojo kreditno kartico podjetja ravnati previdno in jo hraniti na varnem mestu, da preprečijo krajo ali izgubo. Če je kartica izgubljena ali ukradena, jo je treba prijaviti čim prej, da jo lahko prekličete in zamenjate.