Uvod v računovodske informacijske sisteme - AIS

Računovodski informacijski sistem (AIS) je struktura, ki jo podjetje uporablja za zbiranje, shranjevanje, upravljanje, obdelavo, pridobivanje in poročanje o svojih finančnih podatkih, tako da ga lahko uporabljajo računovodje, svetovalci, poslovni analitiki, poslovodje, glavni finančni direktorji (CFO), revizorji, regulatorji in davčne agencije.

Posebno usposobljeni računovodje poglobljeno sodelujejo z AIS, da bi zagotovili najvišjo stopnjo natančnosti finančnih transakcij podjetja in vodenja evidenc, pa tudi, da bi bili finančni podatki enostavno dostopni tistim, ki zakonito potrebujejo dostop do njih - vsi, medtem ko podatke hranijo nedotaknjene in varne .

Računovodski informacijski sistemi na splošno sestavljajo šest osnovnih komponent: ljudje, postopki in navodila, podatki, programska oprema, infrastruktura informacijske tehnologije in notranji nadzor. Poglejmo podrobno vsako komponento.

Uvod v računovodske informacijske sisteme

1. AIS Ljudje

Ljudje v AIS so preprosto uporabniki sistema. Strokovnjaki, ki bodo morda morali uporabljati AIS organizacije, vključujejo računovodje, svetovalce, poslovne analitike, poslovodje, finančne direktorje in revizorje. AIS pomaga različnim oddelkom v podjetju sodelovati.

Na primer, poslovodstvo lahko določi prodajne cilje, za katere lahko osebje nato naroči ustrezno količino zalog. Nalog za popis obvesti računovodsko službo o novi plačljivi. Ko je prodaja opravljena, lahko prodajalci vnesejo naročila kupcev, računovodstvo lahko izstavi račune kupcem, skladišče lahko naročilo sestavi, oddelek za pošiljanje ga lahko pošlje, računovodski oddelek pa obvesti o novi terjatvi. Oddelek za storitve za stranke lahko nato spremlja pošiljke strank in sistem lahko ustvari poročila o prodaji za upravljanje. Upravljavci si lahko ogledajo tudi stroške zalog, stroške pošiljanja, stroške izdelave in tako naprej.

Z dobro zasnovanim AIS lahko vsi v organizaciji, ki je za to pooblaščena, dostopajo do istega sistema in dobijo iste informacije. AIS poenostavlja tudi pridobivanje informacij ljudem zunaj organizacije, kadar je to potrebno.

Na primer, svetovalci lahko uporabijo informacije v AIS za analizo učinkovitosti strukture cen podjetja z vpogledom v podatke o stroških, prodajnih podatkih in prihodkih. Revizorji lahko podatke uporabijo tudi za oceno notranjih kontrol podjetja, finančnega stanja in skladnosti z zakonom Sarbanes-Oxley (SOX).

AIS bi moral biti zasnovan tako, da zadovolji potrebe ljudi, ki ga bodo uporabljali. Sistem mora biti tudi enostaven za uporabo in se mora izboljšati, ne pa ovirati učinkovitosti.

2. Postopki in navodila

Postopek in navodila AIS so metode, ki jih uporablja za zbiranje, shranjevanje, pridobivanje in obdelavo podatkov. Te metode so ročne in avtomatizirane. Podatki lahko prihajajo tako iz notranjih virov (npr. Zaposlenih) kot tudi iz zunanjih virov (npr. Spletnih naročil strank). Postopki in navodila bodo kodirani v programski opremi AIS - zaposleni bi jih morali „kodirati“ tudi z dokumentacijo in usposabljanjem. Za učinkovito delovanje je treba dosledno upoštevati postopke in navodila.

3. Podatki AIS

Za shranjevanje informacij mora AIS imeti strukturo baze podatkov, kot je strukturiran poizvedbeni jezik (SQL), računalniški jezik, ki se običajno uporablja za baze podatkov. AIS bo potreboval tudi različne vhodne zaslone za različne vrste sistemskih uporabnikov in vnos podatkov, pa tudi različne izhodne formate za potrebe različnih uporabnikov in različnih vrst informacij.

Podatki v AIS so vse finančne informacije, ki se nanašajo na poslovne prakse organizacije. Vsi poslovni podatki, ki vplivajo na finančne podatke podjetja, bi morali vključiti v AIS.

Vrsta podatkov, vključenih v AIS, je odvisna od narave podjetja, vendar lahko vključuje naslednje:

• prodajni nalogi
• izpiske za obračun strank
• poročila o analizi prodaje
• nakupne zahteve
• računi prodajalcev
• kontrolne registre
• Glavna knjiga
• popisnih podatkov
• podatki o plačah
• merjenje časa
• davčne informacije

Ti podatki se nato lahko uporabijo za pripravo računovodskih izkazov in poročil, na primer staranje terjatev, amortizacijski razpored, preizkusno stanje, dobiček in izgubo itd. Ker so vsi ti podatki na enem mestu - v AIS - olajšujejo dejavnosti vodenja poslovnih knjig, poročanja, analize, revizije in odločanja. Da so podatki koristni, morajo biti popolni, pravilni in ustrezni.

Na drugi strani primeri podatkov, ki ne bi zašli v AIS, vključujejo opombe, dopisovanje, predstavitve in priročnike. Ti dokumenti bi lahko imeli tangencialni odnos do financ podjetja, vendar, razen standardnih opomb, v resnici niso del finančnega vodenja družbe.

4. Programska oprema AIS

Programska komponenta AIS so računalniški programi, ki se uporabljajo za shranjevanje, pridobivanje, obdelavo in analizo finančnih podatkov podjetja. Preden je obstajal računalnik, je bil AIS ročni papirni sistem, danes pa večina podjetij uporablja računalniško programsko opremo kot osnovo AIS. Mala podjetja lahko uporabljajo Intuitove hitre knjige ali računovodstvo Sage 50, vendar obstajajo tudi drugi. Majhna in srednje velika podjetja lahko uporabljajo SAP Business One. Srednja in velika podjetja lahko uporabljajo Microsoftov Dynamics GP, Sage Group MAS 90 ali MAS 200, Oracle's PeopleSoft ali Epicor Financial Management.

Kakovost, zanesljivost in varnost so ključne komponente učinkovite programske opreme AIS. Menedžerji se za sprejemanje odločitev za podjetje zanašajo na informacije, ki jih oddajajo, in za sprejemanje zanesljivih odločitev potrebujejo kakovostne informacije.

Programe programske opreme AIS lahko prilagodite tako, da ustrezajo edinstvenim potrebam različnih vrst podjetij. Če obstoječi program ne ustreza potrebam podjetja, je programsko opremo mogoče razviti tudi znotraj podjetja z znatnimi vložki končnih uporabnikov ali pa jo lahko razvije podjetje tretjega podjetja posebej za to organizacijo. Sistem bi lahko celo oddali zunanjim izvajalcem specializiranim podjetjem.

Predpisi Sarbanes-Oxley bodo za javna podjetja, ki se trgujejo z javnimi kotacijami, ne glede na to, kakšen programski program in možnosti prilagajanja izbere podjetje, do neke mere narekovala strukturo AIS. To je zato, ker predpisi SOX vzpostavljajo notranje kontrole in revizijske postopke, ki jih morajo javna podjetja upoštevati.

5. IT infrastruktura

Infrastruktura informacijske tehnologije je samo modno ime za strojno opremo, ki se uporablja za upravljanje računovodskega informacijskega sistema. Vseeno bi morali imeti večino teh strojnih elementov, ki jih mora imeti podjetje, vključno z računalniki, mobilnimi napravami, strežniki, tiskalniki, ščitniki prenapetosti, usmerjevalniki, nosilci pomnilnika in morda rezervno napajanje. Poleg stroškov so dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri strojne opreme, tudi hitrost, zmogljivost shranjevanja in ali jo je mogoče razširiti in nadgraditi.

Najpomembneje je, da mora biti strojna oprema, izbrana za AIS, združljiva z nameravano programsko opremo. V idealnem primeru ne bi bil samo združljiv, ampak optimalen - neroden sistem bo veliko manj koristen kot hitri. Eden od načinov, kako lahko podjetja enostavno izpolnjujejo zahteve glede združljivosti strojne in programske opreme, je nakup sistema na ključ, ki vključuje tako strojno kot programsko opremo, ki jo podjetje potrebuje. Nakup sistema na ključ teoretično pomeni, da bo podjetje dobilo optimalno kombinacijo strojne in programske opreme za svoj AIS.

Dober AIS bi moral vključevati tudi načrt za vzdrževanje, servisiranje, zamenjavo in nadgradnjo komponent strojne opreme, pa tudi načrt za odstranjevanje pokvarjene in zastarele strojne opreme, tako da so občutljivi podatki popolnoma uničeni.

6. Notranji nadzor

Notranji nadzor AIS so varnostni ukrepi, ki jih vsebuje za zaščito občutljivih podatkov. Ta so lahko tako preprosta kot gesla ali tako zapletena kot biometrična identifikacija. AIS mora imeti notranje kontrole za zaščito pred nepooblaščenim dostopom do računalnika in za omejitev dostopa do pooblaščenih uporabnikov, kar vključuje nekatere uporabnike znotraj podjetja. Prav tako mora preprečiti nepooblaščen dostop do datotek posameznikov, ki jim je dovoljen dostop samo do nekaterih delov sistema.

AIS vsebuje zaupne podatke, ki ne pripadajo samo podjetju, temveč tudi njegovim zaposlenim in strankam. Ti podatki lahko vključujejo številke socialnega zavarovanja, podatke o plačah, številke kreditnih kartic ipd. Vsi podatki v AIS bi morali biti šifrirani, dostop do sistema pa bi moral biti evidentiran in nadziran. Sledljivost sistema bi morala biti tudi sledljiva.

AIS potrebuje tudi notranje kontrole, ki ga ščitijo pred računalniškimi virusi, hekerji in drugimi notranjimi in zunanjimi grožnjami varnosti omrežja. Prav tako mora biti zaščiten pred naravnimi nesrečami in prenapetostmi, ki lahko povzročijo izgubo podatkov.

Kako AIS deluje v resničnem življenju

Videli smo, kako dobro zasnovan AIS omogoča vsakodnevno nemoteno poslovanje podjetja ali ovira njegovo delovanje, če je sistem slabo zasnovan. Tretja uporaba AIS je, da se lahko podjetja, kadar je podjetje v težavah, razkrijejo zgodbe o tem, kaj je šlo narobe.

Primera WorldCom in Lehman Brothers sta dva primera.

Leta 2002 sta notranja revizorja WorldCom Eugene Morse in Cynthia Cooper uporabila podjetje AIS za odkrivanje 4 milijard dolarjev lažnih odhodkov in drugih knjigovodskih knjig. Njihova preiskava je povzročila prenehanje izvršnega direktorja Scotta Sullivana in novo zakonodajo - oddelek 404 zakona Sarbanes-Oxley, ki ureja notranji finančni nadzor in postopke podjetij.

Pri preiskovanju vzrokov propada Lehmana je bil pregled njegovega AIS in drugih podatkovnih sistemov ključni element, skupaj z zbiranjem in pregledovanjem dokumentov ter zaslišanji prič. Iskanje vzrokov za neuspeh podjetja je "zahtevalo obsežno preiskavo in pregled Lehmanovega operacijskega, trgovinskega, ocenjevalnega, finančnega, računovodskega in drugih podatkovnih sistemov", po 2.200-stranskem devetmesečnem poročilu pregledovalca.

Lehmanovi sistemi so primer, kako AIS ne bi smel biti strukturiran. Poročilo preizkuševalca Antona R. Valukasa navaja: "Lehman je v času vložitve stečaja ohranil obliž več kot 2600 programskih sistemov in aplikacij ... Mnogi Lehmanovi sistemi so bili skriti, zastareli ali nestandardni."

Izpraševalec se je odločil, da bo svoja prizadevanja osredotočil na 96 sistemov, ki so bili najpomembnejši. Ta pregled je zahteval usposabljanje, študij ter preizkušanje in napake samo zato, da smo se naučili uporabljati sisteme.

V Valukasovem poročilu so zapisali tudi: "Lehmanovi sistemi so bili zelo soodvisni, vendar je bilo njihovo razmerje težko razvozlati in ni bilo dobro dokumentirano. Potrebno je bilo izjemno prizadevanje, da bi te sisteme razvozlali, da so pridobili potrebne informacije."

(Oglejte si tudi študijo primera: Zlom Lehman Brothers. )

Spodnja črta

Vseh šest komponent AIS deluje skupaj, da ključnim zaposlenim pomagajo pri zbiranju, shranjevanju, upravljanju, obdelavi, pridobivanju in poročanju o svojih finančnih podatkih. Učinkovit in natančen računovodski informacijski sistem je nepogrešljiv sestavni del uspešnega poslovanja.

(Naučite se, kako lahko na tem področju najdete službo, preberite Vodnik po karieri v računovodskih informacijskih sistemih .)