Razumevanje 'Per Diem'

"Dnevna dnevnica" ali dnevna tarifa je fiksni znesek povračila, ki se plača zaposlenim za vsakodnevno nastanitev, prehrano in nepredvidene stroške, nastale med poslovnimi potovanji. Stopnje vsako leto določi uprava za splošne storitve (GSA) za destinacije v celinskih ZDA; tuje valute (npr. Aljaska, Havaji, Portoriko in Guam) določa ministrstvo za obrambo, devizne tečaje (kjer koli zunaj ZDA in njenih ozemelj) pa določa State Department.

Če potujete posel ali imate zaposlene, ki potujejo, je pomembno razumeti dnevnice, ki ponujajo alternativo povračilu, ki temelji na podrobnih evidencah stroškov in zahteva manj natančno knjigovodstvo. Tu odgovarjamo na vprašanja o dnevnih dnevnicah, kako deluje in kaj vključuje davke.

Kaj pokriva Per Diem?

GSA razdeli dnevnice na dve kategoriji:

• Obroki in stranski stroški (M&IE)
• Prenočišče

Obroki in naključni stroški

Kategorija obrokov in stranskih stroškov (M&IE) zajema vse obroke (zajtrk, kosilo in večerjo), postrežba v sobi, pranje perila, kemično čiščenje, stiskanje oblačil ter pristojbine in nasvete za ljudi, ki nudijo storitve, kot so strežniki hrane in prtljaga nosilci. Stopnje dnevnih obrokov za obroke se razlikujejo glede na lokacijo in so razvrščene v šest stopenj.

V večjih mestih imajo običajno najvišjo dovoljeno dnevnico 76 USD (za proračunsko leto 2019); manjša mesta, ki gostijo veliko poslovnih potovanj, imajo dnevnice, ki spadajo med 2. in 5. stopnjo (56 do 71 dolarjev). Območja, ki jih poslovni potniki običajno ne obiskujejo, imajo najnižjo stopnjo stopnje 55 USD.

Stroški nastanitve

Kategorija nastanitve zajema nastanitve za prenočitve, kot so hoteli, moteli, gostišča, letovišča in apartmaji. Za M&IE in nastanitev za vsako lokacijo je določena ločena dnevnica. Na primer, za proračunsko leto 2019 se cene dnevnic za Atlanto gibljejo med 152 in 159 dolarjev za nastanitev in 66 dolarjev za M&IE. V Chicagu se cene prenočišča gibljejo med 131 in 223 dolarji, odvisno od meseca, M&IE na dan pa 76 dolarjev.

Zakaj se cene razlikujejo glede na lokacijo

Stopnje dnevnic temeljijo na življenjskih stroških na območju. Stopnje dnevnic v velikih mestih, kot so Chicago, New York in Los Angeles, so višje od nestalnih območij, ker so blago in storitve v večjih mestih na splošno dražje. Cene nastanitve se lahko razlikujejo tudi po mesecih glede na ponudbo in povpraševanje. V New Yorku, na primer, najvišja nastanitev na dan sovpada z jeseni, sezono, ki privabi največ turistov in poslovnih potnikov. Stopnje dnevnic se posodabljajo vsako leto in začnejo veljati 1. oktobra, prvi dan proračunskega leta zvezne vlade.

Iskanje cen za vsako lokacijo

Vprašajte za oddelke za človeške vire ali računovodstvo delodajalca glede določenih stopenj ali poiščite informacije tako, da obiščete spletno mesto GSA, kjer lahko iščete po mestu, državi ali poštni številki za tekoče proračunsko leto (od 1. oktobra do 30. septembra). Če si želite ogledati naslednje proračunsko leto ali katero koli drugo leto od leta 1997, poiščite državo in v spustnem meniju izberite ustrezno leto. Kliknite »Poišči dnevnice«, če si želite ogledati rezultate, ki so razčlenjeni glede na ciljni kraj, okrožje, največje število prenočišč po mesecih ter obroke in dodatne stroške (M&IE).

Če iščete območje, ki ni zajeto v tabelah GSA (npr. Havaji, ki niso del celinskega ZDA), se bosta pojavili dve povezavi, ki vas bosta usmerili na ustrezno spletno mesto: Ministrstvo za obrambo za tuje potovanja (Aljaska, Havaji, Portoriko in Guam) in State Department za vse tuje destinacije.

Standardna dnevnica

Za vsako lokacijo, ki v tabelah GSA nima določene stopnje, velja standardna tarifa v višini 55 dolarjev za dnevnico za M&IE in običajna cena 94 $ na dan za prenočišče (proračunsko leto 2019). To velja za vse države v celinskih ZDA.

Delodajalska uporaba GSA tarif

Medtem ko večina podjetij uporablja dnevnice, ki jih je določil GSA, lahko uporabljajo alternativne načine povračila. Na primer, delodajalci lahko uporabijo IRS metodo visoke in nizke cene, ki določa eno pavšalno ceno na dan za cenene lokacije (npr. New York, Chicago in okrožje Columbia) in eno pavšalno tarifo za vse druge lokacije. Za potovanje 1. oktobra 2018 ali pozneje znaša cena 287 USD (samo 71 EUR, če M&IE) za potovanje na katero koli območje visokih stroškov in 195 USD (60 USD M&IE) za potovanje na katero koli drugo lokacijo v celinski ZDA.

Davki na povračilo dnevnic

Izplačila dnevnic se ne štejejo za plače - in so zato neobdavčene - če izpolnjujejo določene pogoje. Obdavčeni boste, če je karkoli od naslednjega resnično

• Plačilo je več od dovoljene zvezne dnevnice
• Pri svojem delodajalcu niste vložili poročila o stroških
• Poročilo o odhodkih ni vsebovalo datuma, časa, kraja, zneska in poslovnega namena odhodka
• Vaš delodajalec vam je podelil dnevnico in ni zahteval poročila o stroških.

Če je katera koli od zgornjih situacij resnična, vam bo dnevnica štela plačo in bo predmet davčnega odtegljaja in davka na plače. Delodajalec bo znesek prijavil na obrazcu W-2. Če je le, da je bila vaša dnevnica nad dovoljenim zveznim dnevnim zneskom, se šteje, da bo med prejemki plače le presežek.

Če želite utemeljiti potne stroške in z njimi povezane stroške, boste morali voditi dnevnik, ki vključuje dneve, ki ste jih potovali v poslovne namene, kam ste se odpravili, in poslovni namen potovanja. Opomba: če vaša poslovna potovanja na enem mestu trajajo dlje kot eno leto - tudi če vključuje dve ali več ločenih nalog - morda niste upravičeni do oprostitve davka po pravilih o dnevnih davkih. Da bi se izognili neugodnim davčnim posledicam, se pred odhodom na daljše poslovno potovanje posvetujte s svojim davčnim svetovalcem.

Per Diem kot alternativa za plačo

Ker so dnevnice neobdavčene, lahko nekateri zastavljajo vprašanje: "Ali lahko sprejemam nižjo plačo z dnevnico namesto višje plače brez dnevnice? Odgovor je" ne ". Politike dnevnic ne morejo biti oblikovane na način, ki omogoča, da se tisto, kar je treba opraviti, označi kot nekaj drugega - v tem primeru na dan.

Spodnja črta

Dnevna plačila zagotavljajo povračilo zaposlenim, ki potujejo v poslovne namene. Cene se razlikujejo glede na lokacijo in čas v letu in so razčlenjene na dve kategoriji: a href = "/ članki / osebni financ / 091214 / uporabo poslovnih-kreditnih kartic-strategically.asp"> prenočišče in prehrana ter naključni stroški (M&IE ). Dokler vaša plačila ne presegajo najvišje zvezne dnevnice, so neobdavčena; če vsakodnevna plačila presežejo zvezne meje, bo vsak presežek obdavčen kot navadni dohodek.

Stopnje dnevnic se lahko letno spreminjajo, zakoni o dnevnih davkih pa so lahko zapleteni. Če imate vprašanja ali pomisleke glede dnevnih pravil vašega podjetja, se posvetujte s kvalificiranim davčnim strokovnjakom.