Namen obrazca W-9

Podjetja uporabljajo IRS obrazec W-9, Zahtevek za identifikacijsko številko davčnih zavezancev in potrdilo, da dobijo informacije od prodajalcev, ki jih najamejo kot neodvisne izvajalce (imenovane tudi samostojni izvajalci). Ko podjetje plača izvajalcu v davčnem letu 600 ali več ameriških dolarjev, mora o teh plačilih prijaviti službi za notranje prihodke (IRS) z uporabo informacijskega obračuna z imenom Obrazec 1099-MISC. Podjetja uporabljajo ime, naslov in številko socialne varnosti ali davčno identifikacijsko številko, ki jo izvajalci na obrazcu W-9 navedejo za izpolnitev teh informacij. Niti pošiljatelj niti prejemnik ne smeta poslati kopije IRS.

Podjetja, ki najamejo neodvisne izvajalce, ne zadržijo davka od dohodka in ne plačajo Medicare ali davka za socialno varnost za neodvisne pogodbenike, kot to počnejo njihovi zaposleni. Namesto tega so za te obveznosti odgovorni izvajalci. Vendar pa IRS še vedno želi vedeti, koliko so ti izvajalci prejeli, da se prepričajo, da plačujejo dolgovane davke, in za zbiranje teh informacij uporablja obrazec 1099-MISC. Podjetja IRS ne pošljejo obrazca W-9.

Namen obrazca W-9

Informacije, potrebne na obrazcu W-9

Obrazec W-9 zahteva ime neodvisnega izvajalca, ime podjetja (če je drugače), poslovni subjekt (samostojno podjetništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija S, skrbništvo / nepremičnine, družba z omejeno odgovornostjo ali "drugo") in davčno identifikacijo podjetja številka (ali številka socialnega zavarovanja za samostojne podjetnike, ki ne uporabljajo ločene davčne številke).

Obrazec W-9 od osebe, ki jo izpolni, tudi prosi, da potrdi, da za njih ne morejo zadrževati rezerv. Večina davkoplačevalcev ni, če pa bo, bo podjetje, ki najame neodvisnega izvajalca, moralo odtegniti dohodnino od plačila tega izvajalca po pavšalni stopnji 24% (za davčna leta 2018–25) in ga poslati IRS.

Ker obrazec W-9 zahteva navedbo davčne številke ali številke socialnega zavarovanja, ga mora oseba, ki jo izpolni, in družba, ki prejme izpolnjen obrazec, skrbno varovati med pošiljanjem in po prejemu, da se zaščitita pred krajo identitete.

Ko ne bi smeli izpolniti W-9

Neodvisni pogodbeni izvajalec, ki prejme nepričakovani W-9, se mora pred izpolnitvijo oklevati in raziskati, ali ima vlagatelj zahtevka za ta obrazec upravičen razlog. Finančne institucije včasih uporabljajo obrazec W-9, da od strank zahtevajo informacije, ko mora poročati o dividendah ali obrestih. Tu bodite previdni: finančna institucija bi najbrž že imela vašo davčno številko, odkar ste odprli račun.

Druga situacija, v kateri morate oklevati, preden izpolnite obrazec W-9, je, če je podjetje, ki vas to prosi, delodajalec, vi pa naj bi bili uvrščeni med zaposlene in ne kot neodvisni izvajalec. Razlika je precejšnja.

Zaposleni ali neodvisni izvajalec?

Če ste zaposleni, bo vaš delodajalec odtegnil dohodnino, odtegnil in plačeval davke za socialno varnost in Medicare ter plačeval davek od brezposelnosti za vaše plače. Če ste neodvisni izvajalec, ne bo. To pomeni, da boste odgovorni za delodajalčeve deleže davkov za socialno varnost in Medicare in da ne boste upravičeni do nadomestila za brezposelnost, če boste odpuščeni.

Brezvestni ali finančno težavni delodajalci lahko poskušajo zaposlenega razvrstiti kot neodvisnega izvajalca in tako prihraniti denar. Če ste razvrščeni kot neodvisni izvajalec, bo davčni prihranki delodajalca šel iz žepa kot davek na samozaposlitev. Prav tako boste odgovorni za izračun in plačilo ocenjenih davkov štirikrat letno in izpolnjevanje seznama C, ko vložite letno davčno napoved.

Ni vedno jasno, ali je delavec zaposleni ali neodvisni pogodbeni izvajalec, vendar na splošno, več kot ima nadzor podjetja nad tem, kaj delajo in kako delajo, večja je verjetnost, da so zaposleni. Če se vaš občutek Spideyja začne utripati, ko vas nekdo, ki vas je najel, pokliče neodvisnega izvajalca, je to dober znak in raje raziščite situacijo. Začnite s pregledom razprave IRS o razliki med obema. Če ste zaposleni, morate izpolniti obrazec W-4 in ne obrazec W-9.

Tu je primer, ko bi delodajalec lahko zakonito spremenil vaš status iz zaposlenega v neodvisnega izvajalca. Ste računalniški programer in morate v pisarno priti od 9. do 18. ure, od ponedeljka do petka. Podjetje ponuja vašo mizo in računalnik.

Od naslednjega meseca boste morali priskrbeti računalnik. Delali boste lahko od doma ali na kateri koli oddaljeni lokaciji, delo pa lahko dokončate v katerem koli času, ko želite, dokler se vaše naloge opravijo po urniku in se pravočasno odzovete na telefonske klice in e-poštna sporočila.

Pogosta vprašanja o W-9

Kako vem, če sem predmet odbitka varnostnih kopij?

Ali vam je IRS poslal pismo, v katerem vam sporoča, da morate obvezno odvzeti varnostno kopijo? To bi se lahko zgodilo, če ne bi poročali o vseh obrestih in dividendah v prejšnjem obračunu davka. Če tega pisma niste prejeli in če vlagatelju obrazca W-9 predložite svojo davčno identifikacijsko številko, potem vam ne bo treba zadržati rezervnega odtegljaja. Če vam je treba odtegniti varnostno kopijo, prečrtajte drugo postavko v drugem delu obrazca W-9, preden jo pošljete.

Kateri je najbolj varen način za oddajo obrazca W-9?

Če lahko dokument predate osebno, je to idealno. V nasprotnem primeru je ena možnost, da z brezplačno spletno storitvijo šifrirate izpolnjeni obrazec W-9 in ga varno pošljete prosilcu. Lahko bi uporabili tudi šifrirano storitev za skupno rabo datotek.

Druga možnost je, da ga pošljete prek storitve, kot so FedEx, UPS ali poštne storitve, čeprav ni nobenega zagotovila, da obrazec ne bo izgubljen, ukraden ali posežen med prevozom.

Prav tako ni nobenega zagotovila, da bo prejemnik varno shranil obrazec, tudi če ga varno pošljete, zato ga boste morda želeli vprašati vnaprej.

Ali je moje podjetje izvzet subjekt?

Če ste samostojni podjetnik, verjetno ne. Če gre za korporacijo, bi lahko bila, če izpolnjuje pogoje za status IRS, oproščenega davka.

Imam identifikacijsko številko delodajalca (EIN) in številko socialnega zavarovanja. Katero številko naj vpišem na obrazec?

Če ste samostojni podjetnik, lahko vnesete katerega koli. Če je vaše podjetje LLC, ki je razvrščeno kot korporacija ali partnerstvo, uporabite EIN podjetja. Če je vaše podjetje enočlansko LLC, ki ni upoštevano podjetje, vnesite SSN ali EIN (ne EIN podjetja).

Ali lahko zavrnem izpolnjevanje obrazca W-9?

Seveda. Če zavrnete kot upravičeno zahtevo, bo vaša stranka odtegnila davke od plačila po stopnji 24%. Računovodski oddelek vam bo prav tako naletel na bolečine in povedal, da ne želi več poslovati z vami. Podjetja imajo IRS veliko obveznost, da dobijo izpolnjen obrazec W-9 od vsakogar, ki jim v letu plača 600 dolarjev ali več. Neupoštevanje lahko povzroči globe.

Če menite, da oseba, ki zaprosi za obrazec, nima poslov, ki bi jih prosila, je zavrnitev verjetno dobra ideja. Če vas skrbi, vprašajte davčnega strokovnjaka, kaj morate storiti.

Ali bi me poleg stranke lahko vprašala, da izpolnim obrazec W-9?

Banka, borznoposredniška družba, posojilnica, ki je preklicala dolg, ki ga dolgujete, ali izdajatelj nagrade, ki ste jo dobili, lahko vprašate. Če ste gost na Ellen med njeno promocijo "12 Days of Giveaways" in vas producenti pogovornih oddaj prosijo, da pred odhodom izpolnite W-9, lahko domnevate, da je zahteva zakonita. Če boste prejeli e-poštno sporočilo, da ste prejeli nagrado na natečaju, v katerega se ne spominjate, da morda ne želite tej osebi dati W-9.

Pazite na lažne prevare W-9. Če prejmete e-poštno zahtevo za obrazec W-9 in niste prepričani, da je zakonita, se obrnite na domnevnega pošiljatelja po telefonu (in ne uporabite nobene telefonske številke v sumljivem e-poštnem sporočilu) in vprašajte, ali je zahteva veljavna. Napadalci so izpopolnjeni in lahko sporočilo naredijo tako, kot da je prišlo iz vaše banke ali celo vaše stranke. Če dobite e-poštno sporočilo od IRS, gre vsekakor za poskus lažnega predstavljanja in ga pošljite IRS ne vzpostavi stika z davkoplačevalci po e-pošti.

Spodnja črta

Obrazci W-9 so namenjeni neodvisnim izvajalcem, ki jih imenujemo tudi samostojni izvajalci. Pomembno je, da pravilno izpolnite obrazec - vendar le, če ste prepričani, da je pravi obrazec za oddajo in je zahteva zakonita.