Kako izpolniti obrazec I-9 (korak za korakom)

Ko najamete novega zaposlenega, morate preveriti, ali ima oseba zakonito delo v Združenih državah Amerike. Ko ponudite zaposlitev (vendar ne prej), mora novi zaposleni izkazati upravičenost do dela v ZDA, tako da izpolni obrazec I-9, preverjanje upravičenosti do zaposlitve.

Kot delodajalec ste odgovorni, da zaposleni in vi izpolnite ta obrazec iz ameriške službe za državljanstvo in priseljevanje. Obdržite obrazec z drugimi evidencami o zaposlitvi - ne hranite jih pri vladi.

(Za več o odgovornosti delodajalcev pri najemu si oglejte "8 stvari, ki jih delodajalci ne smejo vprašati.")

Izpolnite obrazec I-9

Obrazec I-9 je zasnovan za pridobivanje informacij od novih zaposlenih, ki dokazujejo, da so sposobni zakonito delati v ZDA. Noben delavec ni izvzet iz izpolnitve obrazca.

Obrazec I-9 je sestavljen iz treh delov:

1. del: Za zaposlenega, ugotavljanje identitete

Ta del obrazca izpolni zaposleni. Vključuje podatke, kot so polno ime zaposlenega, naslov, datum rojstva, številka socialnega zavarovanja (če je primerno), elektronski naslov in telefonska številka (e-poštni naslov in telefonska številka nista izbirna).

Ta del se uporablja tudi za potrditev, da je oseba pod kazenjo lažnega kršenja zakonito upravičena do dela v Združenih državah Amerike, ker je:

• Državljan
• Nerezident državljan ZDA
• Zakoniti stalni prebivalec
• Tujec, ki ima dovoljenje za delo v ZDA. Zaposleni mora vnesti datum poteka tega pooblastila, če je primerno.

Zaposleni, ki je tujec in je pooblaščen za delo, mora vnesti registrsko številko tujca („A-številka“, ki je edinstvena 7-, 8- ali 9-mestna številka, ki je dodeljena tujcu) ali sprejemna številka obrazca I-94 .

Zaposleni mora podpisati obrazec in ga datirati. Lažne izjave lahko povzročijo globe in / ali zaporno kazen.

Nekateri zaposleni bodo morda potrebovali pomoč pri izpolnjevanju svojega dela obrazca. Če je zaposleni mladoletnik ali invalid (ali potrebuje prevod), mora oseba, ki pomaga pri izpolnjevanju obrazca (pripravljavec in / ali prevajalec), vnesti tudi svoje ime in naslov ter podpisati obrazec (tudi pod kazen krivotvorenja).

2. del: Za delodajalca pregled dokumentov zaposlenega

Ta del obrazca izpolni delodajalec. V njem so opisani dokumenti, ki jih je delodajalec pregledal, da bi preveril upravičenost do zaposlitve. Delodajalec naj to ukrepa v treh dneh od prvega zaposlitvenega dne. Delodajalec lahko ustvari kopijo predloženih dokumentov, vendar to ni potrebno.

Obstajajo trije seznami dokumentov, ki jih je mogoče uporabiti. Vrsta uporabljenih dokumentov narekuje del II. Dela, ki ga mora delodajalec izpolniti.

Seznam A: Dokumenti na tem seznamu določajo identiteto zaposlenega in dovoljenje za zaposlitev. Za izpolnitev zahteve po dokumentu mora zaposleni predložiti samo enega od naslednjih obrazcev:

• Potni list ZDA (ali koda potnega lista ZDA)
• Izkaznica s stalnim prebivališčem ("zelena karta") ali izkaznica o prijavi tujca (tehnično je zelena karta obrazec I-551)
• Tuji potni list z začasnim žigom I-551
• Dokument o dovoljenju za zaposlitev, ki vsebuje fotografijo (obrazec I-766)
• Za tujca, ki ni priseljen, ki ima dovoljenje za delo: tuji potni list in obrazec I-94 (ali 94A) ter zaznamek tujčevega neimigrantskega statusa, dokler mu ni potekel rok veljavnosti
• Potni list iz federativnih držav Mikronezije, Republika Marshallovi otoki

Seznam B: Dokumenti na tem seznamu kažejo identiteto zaposlenega. Če zaposleni nima dokumenta s seznama A, mora predložiti en dokument s seznama B, plus en dokument s seznama C (spodaj).

• Vozniško dovoljenje ali osebno izkaznico, ki jo je izdala država (če vsebuje ID fotografije in druge osebne podatke)
• Šolska izkaznica s fotografijo
• Volilna izkaznica
• Ameriška vojaška izkaznica ali osnutek zapisa
• Osebna izkaznica vzdrževanega vojaškega osebja
• Izkaznica ameriške obalne straže trgovca Marine
• Native American ameriški plemenski dokument
• Vozniško dovoljenje, ki ga je izdal kanadski državni organ

Za mladoletnike (mlajše od 18 let), ki ne morejo predložiti nobenega od dokumentov s seznama B, so med drugimi dokumenti, ki lahko dokažejo identiteto zaposlenega, šolska evidenca ali izkaznica; podatki o stranki, zdravniku ali bolnišnici; ali evidenca o vrtcu ali vrtcu.

Seznam C: Ta dokument določa pooblastilo zaposlenega za delo v Združenih državah Amerike. Če zaposleni ne more predložiti dokumenta s seznama A, mora izvesti enega s seznama B in drugega s seznama C.

• Kartica številke računa socialne varnosti (razen če na kartici piše: ne velja za zaposlitev, velja samo za delo z dovoljenjem INS ali velja za delo samo s pooblastilom DHS)
• Potrdilo o rojstvu v tujini, ki ga je izdal državni oddelek (obrazec FS-545)
• Potrdilo o poročilu o rojstvu, ki ga je izdal državni oddelek (obrazec DS-1350)
• Izvirna ali overjena kopija rojstnega lista, ki jo je izdal državni, okrožni, občinski organ ali ozemlje ZDA, ki ima uradni pečat
• Native American ameriški plemenski dokument
• Osebna izkaznica državljana ZDA (obrazec I-197)
• Identifikacijska kartica za uporabo državljana rezidenta v Združenih državah Amerike (obrazec I-179)
• Dokument o dovoljenju za zaposlitev, ki ga je izdal Oddelek za domovinsko varnost

Tako kot v primeru zaposlenega morajo tudi delodajalci pod kazensko lažjo dokazati, da so pregledali potrebne dokumente, verjeli, da so resnični in po svojih najboljših močeh verjamejo, da je zaposleni poleg tega podpisan v oddelku za potrjevanje mora delodajalec zabeležiti zaposleni prvi dan zaposlitve in druge podatke o delodajalcu (ime podjetja, naslov osebe, ki podpiše obrazec in naslov podjetja).

3. del III: Za delodajalca pri ponovnem najemanju

Ta del obrazca izpolni tudi samo delodajalec, vendar ga uporabljamo le v primeru ponovne verifikacije pri ponovnem najemu zaposlenega. Če se zaposleni ponovno zaposli v treh letih od datuma prvotnega I-9, se delodajalec lahko odloči za dopolnitev tega oddelka ali novega I-9.

Če je potrebno izpolniti ta del, potem delodajalec samo navede ime zaposlenega (ali novo ime, če je zaposleni spremenil ime) in datum ponovne zaposlitve. Če se je prejšnje dovoljenje za zaposlitev izteklo, vendar je bilo zdaj razširjeno, vnesite podatke o dokumentu, s katerim je bilo dovoljenje za zaposlitev (naslov dokumenta, številka in nov datum poteka veljavnosti dovoljenja za zaposlitev).

Tako kot v drugih delih mora tudi zaposleni pod kazensko lažjo podpisati, da meni, da je predstavljeni dokument originalen in da je delavec pooblaščen za delo v Združenih državah Amerike.

Spodnja črta

Delodajalci morajo obdržati I-9 najpozneje v treh letih od datuma zaposlitve ali eno leto po datumu prenehanja zaposlitve. Občasno lahko zvezna vlada pregleda vaše evidence o zaposlitvi. Če ne ustvarite I-9, vas lahko kaznujejo civilne in / ali kazenske sankcije. Poiščite več informacij o I-9 iz "Priročnika za delodajalce: Navodila za izpolnjevanje obrazca I-9". Za vsa nadaljnja vprašanja o I-9 se lahko posvetujete tudi z odvetnikom za zaposlovanje.

(Lastnike podjetij morda zanima tudi "Izpolnite 1099 obrazcev" in "Izpolnite obrazec 4562, korak za korakom.")