Nasveti za upravljanje časa za finančne strokovnjake

Svet financ se je razvil v visoko konkurenčno delovno mesto. Čeprav je v enem samem dnevu le 24 ur, kot pravi, je čas denar. Zato je učinkovito upravljanje s časom konkurenčna prednost za vsakega finančnega strokovnjaka, ki želi postati bolj produktiven in povečati kvaliteten čas proč od dela.

Vendar pa obstaja veliko motenj, ki vas lahko pri delu zadržijo dlje, kot je potrebno. Preberite več o nekaterih od teh običajnih porabnikov časa in izvedeli boste za številne nasvete za upravljanje časa, ki vam bodo prinesli več dela v krajšem času.

Črna luknja

Produktivnost lahko zmanjšate na različne načine. Na primer, finančni strokovnjaki jih večkrat mika večopravilnost. Predpostavimo, da ste svetovalec in med 8.30 in 10. uro zjutraj zjutraj dosežete naslednje:

• Delate na preglednici,
• Toda prenehajte, ko vas prekineta dve novi e-poštni sporočili,
• Nato pošljite šest e-poštnih sporočil zapored,
• Sledi preverjanje poročnih slik kolidža na Instagramu,
• Nato sprejmite povabilo za družabni izlet s sporočilom Slack,
• Preden pošljete dva nepričakovana klica bodočih strank in
• Na koncu vas prisilijo, da se naenkrat prekinete, ko se vaš upravitelj ustavi, da vas opomni, da zamujate pet minut za sestanek osebja.

Se vam to zveni kot značilno jutro? Če je tako, še posebej, če delate v presežnem podjetniškem okolju, kot je zasebno kapitalsko podjetje ali investicijska banka, ste verjetno v nižji uspešnosti v primerjavi z vrstniki.

Čez pet ali deset let se vas nihče ne bo spomnil, skrbel ali promoviral za vsa dela, ki ste jih opravili. Bi bil svet zaskrbljen, če bi Thomas Jefferson končal veliko previjanja papirja, a nikoli ni pomagal napisati Deklaracije o neodvisnosti? Enako je tudi pri vašem poslu - vaša organizacija ceni potrebno delo in mojstrovine, ne zasedena dela.

Načrtovanje

Vsako nedeljo popoldne dokončajte seznam za naloge v prihodnjem tednu, po možnosti s pomočjo aplikacije ali spletne storitve, ki se sinhronizira v vseh vaših napravah. Označite predmete, ki so ključnega pomena za vaš uspeh v službi in osebnem življenju. Tiste, ki niso poudarjene, so verjetno stvari, ki jih lahko prenesete, odložite ali se jim v celoti izognete.

Pri financah kritični rezultati vključujejo poročila ali raziskave, ki morajo biti natančne in predložene pred rokom. Vaša organizacija je bolje služena, če se osredotočite na izboljšanje kakovosti teh poročil, v nasprotju s tem, da le na njih opravite dostojno delo, tako da lahko sprostite čas za ne-ključne predmete (na primer odgovarjanje na e-poštna sporočila z nizko prioriteto ali sodelovanje v dolgih -Večji sestanek).

Podobno deset minut pred odhodom z dela vsak dan zaključite s seznami akcij za naslednji dan in jih oštevilčite po pomembnosti in prednostni nalogi. Znova se nenehno sprašujte o vseh stvareh, ki jih v resnici ne bi smeli početi - o stvareh, ki ne dosegajo določenega praga produktivnosti.

(Oglejte si tudi Poiščite svojo nišo v finančni industriji.)

Večopravilnost

Uspeh v financah se spušča do zmožnosti, da vedno doseže kritične in takojšnje rezultate. Katere so ključne informacije in podatkovne točke, na katere se zanašajo vaši finančni direktorji? Kaj lahko ponudite, da lahko pomagate svoji organizaciji in / ali svojim strankam? Ali vključuje pravočasno predložitev revizijskega poročila, natančne izračune neto sedanje vrednosti za predlagani projekt ali zagotavlja, da formule v Excelu vodijo do ustreznih skupnih vsot?

Na koncu dneva nikogar ne skrbi za vsa e-poštna sporočila, ki ste jih izmenjevali, sestanke družabnih klubov, ki ste se jih udeležili, ali kronološko arhiviranje map v vašem kabinetu. Večopravilnost nenehno preprečuje, da bi posamezniki dali vse od sebe na nekaj ključnih rezultatih, ki jih njihovi delodajalci resnično pričakujejo.

Najprej naredite pomembne, težke, nujne in najpomembnejše akcijske predmete. Uspeh v financah lahko vključuje preprostost pri metodah, kako pristopiti k svojim nalogam. Za dobro prebranega in nenapovedanega diplomanta se to morda zdi brutalno preprosto, vendar delajte eno stvar naenkrat in se ne ustavite, dokler je ne zaključite. Če se vaše naloge nanašajo na dolgoročni projekt, ga razsekajte na kratkoročne mejnike in zaključite pred časom. Kot je dejal Henry Ford, "Nič ni posebej težko, če ga razdelite na majhna delovna mesta." Če stvari počnete od začetka do konca, odpravite drage neučinkovitosti, saj se boste izognili nenehnemu zagonu in ponovnemu umerjanju različnih, nepovezanih elementov.

Če vsak teden porabite tri ure za nekoristna opravila, to znaša približno 150 ur na leto. Vaš sodelavec nekaj pisalnih miz od vas, ki je učinkovitejši in vloži 150 ur več na leto, bo verjetno užival v nekaj napredovanjih in povišanjih plač, ki jih drugi niso dobili.

(Raziščite vrste delovnih mest v finančni industriji z možnostmi finančne kariere za strokovnjake.)

Prejeto

Vaša pošta je velika izguba časa. Če večina vaših e-poštnih sporočil ni pomembna za vaše neposredne naloge, potem dan občasno polnite s podatki o smeteh.

Da bi se temu izognili:

• Nastavite vnaprej določene čase za preverjanje e-pošte in preverite mapo »Prejeto« največ tri ali štirikrat na dan.
• Ustvarite mapo po uri za e-poštna sporočila, do katerih bi morali priti, vendar ti niso nujni. Ta mapa vam še posebej pomaga, da se vrnete k pomembnim zahtevam, ki lahko počakajo nekaj delovnih dni, preden od vas dobimo odgovor.
• Med delavnikom pošljite samo najbolj kritična e-poštna sporočila. Čeprav je pomembno, da ostajate posodobljeni znotraj vaše skupine, lahko velik del vašega časa zapravijo neizkušeni ali manj disciplinirani kolegi, ki vašo mapo preplavijo z nepomembnimi sporočili. Te vrste e-poštnih sporočil lahko zmanjšate tako, da se ne odzovete na tiste, ki niso povezane z delom.
• Izpraznite mapo »Prejeto«, preden zapustite delo. To lahko dosežete z ustvarjanjem map, povezanih s projektom, v katere lahko parkirate e-poštna sporočila, povezana s posebnimi težavami. Če pustite svojo mapo »Prejeto«, prihranite čas, saj odstranite nepomembna sporočila. Če obstajajo predmeti, na katere v naslednjih nekaj urah ali do naslednjega dne nujno potrebujete pozornost, jih položite v nujno mapo.

Drugi prihranki, ki prihranijo čas

Spremljajte, koliko časa resnično zapravite

Ustvarite preprosto preglednico, ki vam omogoča, da vnesete predvideni čas, ki ste ga zapravili za trivialne zadeve. To počnete vsak dan. Ko boste razvijali in vzdrževali to navado, se boste med njimi srečevali, da prepoznate nepomembne zadeve.

Dokumente samo papirja obdelajte enkrat

Ko so obdelane, jih lahko vložite, predložite ali se jih znebite.

Neposredno sporočilo Kolegi

Sprehod po vaši pisarni ali med oddelki vas lahko stane nekaj ur na teden - in vemo, kako drago je to letno. Če ni pomembna ali zapletena zadeva, je uporaba neposrednih sporočil prek sistema za sporočila v podjetju ali odobrene spletne storitve pogosto učinkovitejši način za hitro iskanje odgovorov na različna vprašanja.

Vedite, kje je v danem času vse

To vključuje elektronske in papirne informacije. Če cenite svoj čas, ne zapravljajte z iskanjem stvari.

Naloge ločite v štiri kategorije:

1. Nujno in pomembno - kot so finančna in računovodska poročila s strogimi in približnimi roki.

2. Ni nujno in pomembno - kot je mreženje znotraj vaše finančne skupine, tečaji usposabljanja itd.

3. Nujno in nepomembno - na primer sporadična sporočila iz mape »Prejeto« in »se prijavite v roke» za klubska srečanja.

4. Ni nujno in ni pomembno - na primer desetminutni pogovori z avtomati, preverjanje fantazijskega nogometa itd.

(Očitno bi morali čim več dneva porabiti za prvo kategorijo.)

Delegat, delegat, delegat

To bo tisto, kar vas bo ločilo od paketa, ko se boste premikali v organizaciji. Opravite naloge, ki jih lahko izvedete samo vi . Ko boste spoštovali svoje sposobnosti upravljanja s časom, vam bodo kmalu dodeljena neposredna poročila. Dodelite si naloge, s katerimi se ne rabite čim bolj obvladovati. Delajte le tiste stvari, ki nujno zahtevajo vašo pozornost ali strokovno znanje.

Ne upravljajte s svojo osebnostjo

Finančni strokovnjaki morajo imeti veščine upravljanja s časom, imeti pa morajo tudi stik in dobro voljo z notranjimi kolegi in zunanjo skupnostjo. Če se osredotočite izključno na čas, se lahko počutite grobe, kar bo odvrnilo veliko ljudi, ko bodo okoli vas, tudi v okolju družbenega in poslovnega razvoja. Če niste previdni, se boste lotili razmišljanja, da ste guru upravljanja časa, vendar popolnoma ne poznate žiga "social idiot" na čelu.

Spretnosti komuniciranja, vodenja in poslovnega razvoja so prav tako pomembne kot veščine upravljanja časa. Ko bodo finančni strokovnjaki napredovali v svoji karieri, samo spretnosti upravljanja časa ne bodo več zadoščale, da bi jim pomagali doseči naslednjo raven (tj. Izvršilno raven).

Spodnja črta

Če cenite svoje življenje, potem cenite svoj čas. Delovno življenje je podkomponenta širše slike vašega življenja - stopnja prispevka in storitve, ki jo lahko zagotovite drugim, je odvisna od vaše sposobnosti, da kar najbolje izkoristite končni čas, ki vam je dodeljen. Zapomnite si: Pomembne stvari, ki jih od vas pričakuje delodajalec, boste odšteli. Vaš delodajalec ne bo kaj dosti skrbel za vse ostalo, prav tako tudi vi.

(Za več preberite Finančna učinkovitost: Vodnik analitika za upravljanje s časom.)