Kako izračunati kreditna in obremenitvena stanja v glavni knjigi

Glavna knjiga deluje kot evidenca vseh računov in njihovih transakcij. Uravnavanje knjige vključuje odštevanje skupnega števila bremenitev od skupnega števila kreditov. Za pravilno izračunavanje kreditov in obremenitev je treba najprej razumeti nekaj pravil.

Kako izračunamo bilance

Za začetek vnesite vse debetne račune na levi strani bilance stanja in vse kreditne račune na desni strani. Vključite bilanco za vsakega. Razmislite, na kateri debetni račun vpliva vsaka transakcija in ali na koncu ta račun poveča ali zmanjša. Na primer, ali zmanjšuje zaloge ali povečuje gotovino? Na koncu izračunajte stanje za vsak račun in posodobite bilanco stanja.

Ko končate, preverite, ali je dobro knjigo nakazanih, da bodo knjige uravnotežene. Drug način za zagotovitev uravnoteženosti knjig je ustvarjanje preizkusnega ravnovesja. To pomeni naštevanje vseh računov v knjigi in stanja vsakega bremenitve in dobropisa. Ko se preostali zneski izračunajo tako za bremenitve kot kredite, se morata oba ujemati. Če številke niso enake, je nekaj zamujeno ali napačno izračunano in knjige niso uravnotežene.

Pomembna pravila, ki jih je treba upoštevati

Prvič, dolgovi morajo biti na koncu enaki dobropisom. Čeprav je to sprva zmedeno in je morda skušnjava preprosto uporabljati pozitivne in negativne številke za obračun transakcij, na koncu debetno in kreditno razmerje natančneje izraža, kaj se dogaja v poslu.

Drugič, bremenitve povečujejo račune sredstev, odhodkov in dividend, medtem ko jih krediti zmanjšujejo. Morda bi bilo koristno uporabiti mnemonično DEAD, če si želite zapomniti to: bremenitve povečajo odhodke, sredstva in dividende.

Tretjič, za račune obveznosti, prihodkov in lastniškega kapitala velja obratno. Krediti jih povečujejo, medtem ko jih bremeni zmanjšujejo. Mnenec za zapomnitev tega razmerja so GIRLS: računi, ki se povečujejo, so dobički, prihodki, prihodki, obveznosti in kapital delničarjev.

Ker imajo nasprotni učinek na komplementarne račune, se na koncu dobropisi in zadolžitve izenačijo in kažejo, da so računi uravnoteženi. Vsako transakcijo je mogoče opisati v obliki bremenitve / dobropisa, knjige pa morajo biti v ravnovesju, tako da se vsaka obremenitev ujema z ustreznim dobropisom.

Računovodske prakse

Računovodska programska oprema, kot so QuickBooks, FreshBooks in Xero, je uporabna za uravnoteženje knjig, saj takšni programi samodejno označijo vsa področja, na katerih manjka ustrezni kredit ali bremenitev. Večina podjetij bo imela notranjega računovodjo, ki bo vse to urejal namesto vas, če pa upravljate s svojimi financami, je dobro, da vodite pomembne številke prek zunanjega računovodskega svetovalca, kot je pooblaščeni javni računovodja (CPA) ali vpisani Agent (EA).

Obremenitev brez ustreznega dobroimetja se imenuje viseča obremenitev. To se lahko zgodi, če je na kreditni strani vnesen debetni vnos ali ko je podjetje pridobljeno, vendar ta transakcija ni zabeležena. Podobno se lahko v glavno knjigo vpiše kreditna vozovnica, ko je opravljen polog, vendar za izravnavo knjig potrebuje knjigovodsko pobotano knjigo bodisi istočasno ali kmalu po tem.